Innkalling, frister for å komme med forslag til saker og saksunderlag var publisert i begynnelsen av mars.
Norges idrettsforbund har gitt forlenget frist for å avholde årsmøtene i idrettslagene og utgitt veiledere for hvordan disse kan gjennomføres.
Fra NIFs veiledning til valg av type årsmøte, sier de om skriftlig årsmøte:
Skriftlig årsmøte anbefales der det ikke skal behandles saker som skaper debatt, det er innkomne forslag eller forslag på alternative kandidater til valgkomiteens innstilling. Styret må i forkant vurdere om dette kan være en egnet gjennomføringsmåte for idrettslagets årsmøte, og bør ta samme vurdering etter at forlagsfristen er gått ut når styret ser hvilke ev. forslag som er fremmet av medlemmene.
Styret vedtok i sitt møte 6. mai at ØHIL gjennomfører skriftlig årsmøte etter anbefalingen fra NIF. Det var ingen innkomne saker, og vi opprettholder derfor sakslisten og saksunderlaget slik det tidligere er publisert.
Ved ønske om å fremme nye saker, kan dette gjøres senest 14 dager før siste frist for å avgi stemme. Senest 7 dager før er sakspapirene komplette, inkludert hovedstyrets 3 orienteringssaker.
Stemmer/bemerkninger gjøres ved å sende e-post til daglig leder (sverre@ohil.no).
Merk; opprinnelig dato for årsmøtet (19.03.20) ligger i enkelte av sakene i saksunderlaget, selv om ny dato (siste frist for å stemme/kommentere) er satt til fredag 12. juni kl. 1800.